Veri İşleme Sözleşmesi
Bu sözleşme, Notipin'i kurum veya işletme olarak kullanan ve uygulamaya üçüncü kişilere ait kişisel veri giren kullanıcılar için Kullanım Koşulları'nın ekidir. Uygulamada çalışma alanı açılmasıyla kabul edilmiş sayılır. Kurum paketlerinde aynı metin ayrıca imzalanabilir.
1. Taraflar ve roller
Veri Sorumlusu: Notipin'de çalışma alanı açan kurum, işletme veya kişi ("Kurum").
Veri İşleyen: [Ad Soyad / Şirket Unvanı] ("Notipin").
Kurum, uygulamaya girdiği kişisel verilerin işlenme amacını ve yöntemini belirler ve 6698 sayılı KVKK kapsamında veri sorumlusudur. Notipin bu verileri yalnızca Kurum adına ve bu sözleşmedeki talimatlar çerçevesinde işler.
2. Konu ve kapsam
| Konu | Notipin hizmetinin sunulması: verilerin saklanması, Kurum kullanıcılarına gösterilmesi, yedeklenmesi, dışa aktarılması ve silinmesi |
|---|---|
| İlgili kişiler | Kurum'un talep sahipleri, vatandaşlar, müşteriler ve Kurum'un uygulamaya kaydettiği diğer kişiler |
| Veri kategorileri | Kimlik (ad soyad, isteğe bağlı T.C. kimlik no), iletişim (telefon, adres), talep/işlem bilgileri, Kurum'un eklediği fotoğraf, belge ve ses kayıtları |
| Süre | Kurum'un Notipin'i kullandığı süre ve sona ermeden sonraki iade/silme süresi |
3. Kurum'un yükümlülükleri
- Verileri hukuka uygun bir sebebe dayanarak toplamak ve ilgili kişilere aydınlatma yapmak,
- Amaçla sınırlı ve ölçülü veri girmek; özel nitelikli kişisel verileri (sağlık, din, siyasi görüş vb.) KVKK md. 6'daki şartlar oluşmadıkça girmemek,
- Uygulamaya erişim verdiği kullanıcıları ve rollerini belirlemek, ayrılan personelin erişimini kaldırmak,
- İlgili kişilerin KVKK md. 11 kapsamındaki başvurularını yanıtlamak,
- Verileri WhatsApp, SMS veya başka kanallarla paylaşırken hukuka uygun davranmak.
4. Notipin'in yükümlülükleri
- Verileri yalnızca hizmeti sunmak için ve Kurum'un talimatı doğrultusunda işlemek; kendi amaçları için kullanmamak, satmamak ve reklam amacıyla işlememek,
- Verilere erişebilecek kişileri sınırlı tutmak ve bu kişilerin gizlilik yükümlülüğü altında olmasını sağlamak,
- KVKK md. 12 uyarınca makul teknik ve idari tedbirleri almak: şifreli bağlantı (HTTPS), şifrelerin özetlenerek saklanması, rol bazlı yetki, erişim kayıtları, günlük yedek,
- İlgili kişi başvurularında Kurum'a teknik destek vermek (telefon numarasıyla dışa aktarma ve silme araçları); Notipin'e doğrudan gelen başvuruları gecikmeksizin Kurum'a yönlendirmek,
- Bir veri ihlalini öğrendiğinde Kurum'u gecikmeksizin ve en geç 48 saat içinde, bilinen ayrıntılarla bilgilendirmek,
- Kanuni bir zorunluluk olmadıkça verileri üçüncü kişilere vermemek; yetkili makam talebini, hukuken mümkünse, Kurum'a bildirmek.
5. Alt işleyenler
Kurum, Notipin'in aşağıdaki hizmet sağlayıcılarını kullanmasını kabul eder. Bu listeye eklenecek yeni bir alt işleyen en az 15 gün önceden duyurulur.
| Sağlayıcı | Amaç | Konum |
|---|---|---|
| [Sunucu firmasının unvanı] | Sunucu ve barındırma | Türkiye |
| Google, Apple, Mozilla | Tarayıcı anlık bildirimlerinin cihaza iletilmesi (kullanıcı izin verirse) | Yurt dışı |
| Kalemle yazmanın yazıya çevrilmesi (cihazın kendi tanıyıcısı yoksa ve özellik kullanılırsa) | Yurt dışı |
Yurt dışına aktarım içeren işlevler isteğe bağlıdır. Kurum, bu işlevleri kullanıp kullanmamaya ve gerekiyorsa KVKK md. 9 kapsamındaki şartları sağlamaya kendisi karar verir. Kurum paketinde bu işlevler Kurum'un talebiyle kapatılabilir.
6. Sözleşmenin sona ermesi
Kurum hesabı kapattığında veya hizmet sona erdiğinde, Kurum 30 gün içinde verilerini Excel/PDF olarak dışa aktarabilir. Bu sürenin sonunda veriler silinir; yedeklerden de en geç 14 gün içinde kalkar. Kanunen saklanması gereken kayıtlar bu süreler dışındadır.
7. Denetim ve bilgi
Notipin, Kurum'un makul talebi üzerine bu sözleşmeye uyumu gösteren bilgileri (alınan güvenlik tedbirleri, alt işleyenler, yedekleme düzeni) yazılı olarak verir. Yerinde denetim, Kurum paketlerinde taraflarca ayrıca kararlaştırılır.
8. Sorumluluk
Her taraf, bu sözleşmedeki ve KVKK'daki kendi yükümlülüklerini ihlal etmesinden doğan zarardan sorumludur. Kurum'un hukuka aykırı veri toplaması, aydınlatma yapmaması veya talimatlarının hukuka aykırı olması halinde sorumluluk Kurum'a aittir. Notipin'in sorumluluğu Kullanım Koşulları'nın 7. maddesindeki sınırlara tabidir; kanunen sınırlandırılamayan haller saklıdır.
9. Öncelik
Bu sözleşme ile Kullanım Koşulları arasında kişisel verilerin işlenmesine ilişkin bir çelişki olursa bu sözleşme uygulanır. Kurum ile ayrıca imzalanmış bir sözleşme varsa, o sözleşme önceliklidir.